《律助生存指南》之如何打电话？

来源：炜衡上海律师事务所

打电话这件事

日常电话沟通是律师工作内容的重要部分，而律师助理作为律师的重要助手，需要承担诸多的基础性沟通工作。而实际上，面对法院、政府部门、客户等沟通对象，沟通方式、沟通时间、沟通重点等方面都各有侧重与技巧。

对于初入行业的律助（实习生）来说，这些沟通工作看起来简单，事实上也会因各种状况导致沟通效果不理想。因此，笔者从自己的经历出发，作成本篇小文章，分为：电话前的准备、电话中的技巧、电话后的汇报三部分内容，希望能对新人提供些许助益。

一、电话前的准备

01 明确任务 

电话前准备的核心是明晰上级律师的指示。因为工作繁忙，律师的指示有时会比较简短甚至仓促，可能存在含糊、对象不明等问题，因此明确任务本质非常重要，直白说，就是要“搞清楚自己要干什么”。
举例来说，笔者曾经接到过这样的安排：联系某某案法官跟进一下案件进展。这里的联系对象是法官，法官常年处于忙碌状态，手头案件比较多时，甚至会出现连续几天都联系不上的情况，因此，书记员（法官助理）便是另一潜在的联系对象。如果需要沟通的事情并不复杂并不特别重要，联系书记员往往更为容易和便捷，沟通上也比较轻松。
总之，我们要充分发挥主观能动性，通过各种可能的途径达到希望的沟通效果。

02 展开内容 

其次，是沟通的内容。正如前面所讲，沟通的指令一般很简单，但这并不意味着随后的电话联系内容就会简单地就指令内容展开——在沟通中往往会出现相关甚至意料之外的内容。因此，在电话联系前，应当从事件背景出发，结合指令充分确认可能与沟通有关的内容。

03 有多紧急 

最后，应当确认联系的急迫性。这点很容易理解，简而言之就是要结合自己手头的工作以及联系的急迫性来权衡联系的频度（与法院等部门、机构的电话往往不是那么容易就能接通的，因此需要考量是否因为非常急迫而要在短时间内连续拨打）。

二、沟通小技巧

首先，是开门见山。

我们要尽量在三句话内，将自己的身份及电话目的向对方说明。同样是前面的例子，笔者面对法官时，一般会以“XX法官您好，我是XX案件的原/被告代理人，想向您沟通/了解/汇报一下关于XXXX的事项”的句式开始我的沟通。当然，水无常形，面对不同的对象与沟通事件，对话的内容也不同，但是开门见山让沟通对象尽快进入沟通节奏非常重要。

其次，沟通言简意赅。

还是那句话，大家的时间都很紧张，因此，言简意赅地快速完成沟通，是沟通双方的共同目标。这就要求我们在沟通前，提前构思可能的对话发展，并留足应对预案。
例如与法官沟通对某案件我方所呈递的说明的接收与审读进度，就应当在联系前明确本案的进程、说明的核心内容、法官可能如何回复、在得到法官的回复或问题后我们应当怎样合理并合适地提出请求或问询。在这样的情况下，对话才可能高效地推进和完成。

最后，做好记录。

也许面对简短对话你认为并没有记录的需要，但是以笔者的经历来看，在繁杂的实务中，面对不确定时间与内容的沟通，时刻保持尽量精确的记录是非常重要的，这也能够为之后的汇报和以后可能的备查打下基础。

当然，不同的通话任务和通话对象会对我们的通话有不同的要求，需要掌握不同的注意事项。例如与法院沟通应当结合法院的工作时间，在上、下班前后的20分钟是联系法官的黄金时间；与对手方联系应注意留痕及可能的录音等等，这些都需要在实务中留心和积累。

三、 电话后的汇报

在通话结束后，应当尽快向上级律师汇报。
这一过程，仍旧应遵循高效率的原则，在汇报结果后，将联系的重要内容简明扼要呈现，最后交代可能的后续待办以及自己的看法。
此时，在通话中的记录，就有可能帮到你很多，因为面临同样的沟通内容，有经验律师的关注点可能与你不同，精确回溯对话才能很好地应对上级律师的追问与提供有效信息。
以上，就是笔者在律师助理生活中关于电话沟通的一些心得，希望能对同样初入行业的朋友们有所帮助，更愿大家都能在工作中找到自己的节奏与技巧，形成自己的“律助生存指南”。

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